Stjórnháttayfirlýsing

Stjórnarhættir TM eru í samræmi við lög um hlutafélög nr. 2/1995 og lög um vátryggingastarfsemi nr. 100/2016.

Einnig grundvallast stjórnarhættir félagsins á ýmsum stjórnvaldsfyrirmælum, svo sem reglugerðum og reglum útgefnum af Fjármálaeftirlitinu og Kauphöll. Má í því sambandi nefna:


Að auki byggjast stjórnarhættir félagsins á ýmsum innri reglum sem það hefur sett sér, svo sem:


Jafnframt hefur félagið lögum samkvæmt sett sér m.a. eftirfarandi stefnur: áhættustýringarstefnu, stefnu um innra eftirlit, stefnu um innri endurskoðun, stefnu um hæfi og hæfni stjórnarmanna o.fl., stefnu um reglufylgni, stefnu um gæði gagna og gagnaskil, stefnu um tryggingastærðfræði í starfi TM, starfskjarastefnu og útvistunarstefnu.

TM fylgir leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja sem Viðskiptaráð Íslands, Nasdaq Iceland hf. (Kauphöll) og Samtök atvinnulífsins hafa gefið út, síðast í maí 2015. Félagið víkur þó frá þeim fyrirmælum leiðbeininganna um að hluthöfum skuli gert kleift að taka þátt í hluthafafundi rafrænt að hluta til eða fullu, þ.m.t. að greiða atkvæði án þess að vera á staðnum. Miðað við stærð og samsetningu hluthafahóps félagsins hefur ekki þótt ástæða til að víkja frá núverandi fyrirkomulagi sem fæli m.a. í sér kostnað vegna tæknibúnaðar. Hluthöfum er í staðinn veittur kostur á að greiða atkvæði bréflega eins og hlutafélagalög áskilja.

Stjórn félagsins

Stjórn félagsins er kosin á aðalfundi félagsins og skal hún skipuð fimm mönnum og tveimur til vara. Stjórnarmenn skulu fullnægja þeim hæfisskilyrðum sem kveðið er á um í hlutafélagalögum og lögum um vátryggingastarfsemi . Þá skal samsetning stjórnar og varastjórnar félagsins fullnægja þeim kröfum hlutafélagalaga um að tryggt sé að hlutfall hvors kyns í stjórn sé ekki lægra en 40%. Sitjandi stjórn félagsins fullnægir þeim hæfniskröfum sem lög gera. Kröfum um jafnt kynjahlutfall er einnig mætt en í aðalstjórn sitja þrír karlar og tvær konur og í varastjórn karl og kona.

Upplýsingar um stjórn félagsins

Samkvæmt samþykktum félagsins skal tilnefningarnefnd félagsins meta hvort frambjóðendur til stjórnar á komandi hluthafafundi, þar sem kosning til stjórnar fer fram, teljist óháðir gagnvart félaginu eða hluthöfum sem eiga 10% hlut í félaginu eða meira. Eftir að kosið hefur verið til stjórnar á hluthafafundi skulu einstakir stjórnarmenn að eigin frumkvæði gæta að óhæði sínu eða eftir atvikum stjórnin sjálf, samkvæmt starfsreglum stjórnar TM. Allir núverandi stjórnar- og varastjórnarmenn félagsins teljast óháðir í framangreindum skilningi.

Stjórn félagsins hefur yfirumsjón með starfsemi félagsins og hefur með höndum almennt eftirlit með rekstri félagsins. Starf stjórnar fer almennt fram á stjórnarfundum og skal stjórn félagsins ekki funda sjaldnar en á tveggja mánaða fresti. Þegar einstakir stjórnarmenn eiga þess ekki kost að sækja fundi er þeim heimilt að taka þátt í gegnum síma eða með öðrum fjarskiptabúnaði. Þá er stjórn heimilt að taka einstök mál til meðferðar með rafrænum hætti utan hefðbundins stjórnarfundar. Stjórnin hélt alls 16 stjórnarfundi á árinu 2018, í öllum tilvikum nema einu með þátttöku allra aðalmanna.

Samkvæmt starfsreglum stjórnar skal stjórn félagsins árlega leggja mat á eigin störf og undirnefnda. Skal þá m.a. horft til mats á styrkleika og veikleika í störfum og verklagi, til stærðar og samsetningar, framfylgni við starfsreglur, hvernig undirbúningi og umræðu mikilvægra málefna var háttað, mætingar og framlags einstakra stjórnarmanna.

Sú skylda hvílir á stjórn að sjá til þess að hluthafar geti með aðgengilegum hætti, utan hluthafafunda í félaginu, komið sjónarmiðum sínum og spurningum á framfæri við hana, s.s. á heimasíðu félagsins. Núverandi fyrirkomulag er með þeim hætti að á svæði stjórnar TM á heimasíðu félagsins er hluthöfum bent á að hafa megi samband við stjórn á netfanginu stjorn@tm.is.

Upplýsingar um starfsreglur stjórnar

Undirnefndir stjórnar

Í stjórnkerfi félagsins starfa tvær undirnefndir stjórnar, endurskoðunarnefnd og starfskjaranefnd.

Endurskoðunarnefnd er önnur tveggja undirnefnda stjórnar TM en stjórn skal eigi síðar en mánuði eftir aðalfund félagsins kjósa þrjá menn til setu í nefndinni. Gert er ráð fyrir því að nefndina skipi að jafnaði þrír stjórnarmenn í félaginu og skuli a.m.k. einn þeirra hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Þá skuli nefndarmenn vera óháðir endurskoðendum félagsins og daglegum stjórnendum þess auk þess sem meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og a.m.k. einn nefndarmanna vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Stjórn félagsins er heimilt að kjósa aðra en stjórnarmenn til setu í endurskoðunarnefnd ef ekki er unnt að mæta framangreindum skilyrðum og kröfum um óhæði nefndarmanna. Endurskoðunarnefnd félagsins er nú skipuð stjórnarmönnunum Andra Þór Guðmundssyni og Einari Erni Ólafssyni en Anna Skúladóttir, löggiltur endurskoðandi, situr einnig í nefndinni og gegnir formennsku.

Endurskoðunarnefnd skal hittast að lágmarki fjórum sinnum á ári. Það er hlutverk hennar að hafa eftirlit með reikningsskilum, fyrirkomulagi innra eftirlits félagsins o.fl. Endurskoðunarnefnd hélt sex fundi á árinu 2018 og var nefndin fullskipuð í öllum tilvikum nema einu.

Upplýsingar um starfsreglur endurskoðunarnefndar

Starfskjaranefnd er önnur undirnefnda stjórnar TM en stjórn skal eigi síðar en mánuði eftir aðalfund félagsins kjósa þrjá menn til setu í nefndinni og skulu þeir valdir með hliðsjón af reynslu og þekkingu á viðmiðum og venjum við ákvörðun starfskjara stjórnenda og þýðingu þeirra fyrir félagið. Þá skal meirihluti nefndarmanna vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Stjórn félagsins er heimilt að kjósa aðra en stjórnarmenn til setu í starfskjaranefnd í því skyni að fullnægja framangreindum skilyrðum og óhæði nefndarmanna. Starfskjaranefnd er nú skipuð Kristínu Friðgeirsdóttur stjórnarmanni, sem jafnframt gegnir formennsku, Ragnheiði Elfu Þorsteinsdóttur stjórnarmanni og Atla Atlasyni.

Starfskjaranefnd skal funda að lágmarki tvisvar á ári. Nefndin hefur það hlutverk að undirbúa ákvarðanir stjórnar félagsins um almenna starfskjarastefnu félagsins og um starfskjör forstjóra og stjórnarmanna eins og m.a. er kveðið á um í hlutafélagalögum. Starfskjaranefnd fundaði tvisvar sinnum á árinu 2018 og var nefndin fullskipuð hvoru sinni.

Upplýsingar um starfsreglur starfskjaranefndar

Tilnefningarnefnd

Tilnefningarnefnd var komið á fót hjá TM með samþykki hluthafafundar 25. október 2018 með breytingum á samþykktum félagsins, sem mæla nú fyrir að tilnefningarnefnd skuli skipuð þremur mönnum og skulu tveir þeirra kosnir á aðalfundi. Stjórn félagsins skal skipa þann þriðja eigi síðar en mánuði eftir aðalfund.

Tilnefningarnefnd hefur það meginhlutverk að tilnefna frambjóðendur til stjórnarsetu í félaginu þegar kosning til stjórnar er á dagskrá hluthafafundar. Nánar er kveðið á um kjörgengi til tilnefningarnefndar, framboð til nefndarinnar, kosningu nefndarmanna, mat á óhæði þeirra svo og um störf og starfshætti nefndarinnar í starfsreglum hennar sem hluthafafundur skal samþykkja.

Í tilefningarnefnd voru kosnar á hluthafafundi 25. október 2018 þær Ingibjörg Ösp Stefánsdóttir og Jakobína H. Árnadóttir, sem jafnframt gegnir formennsku, en að auki situr í nefndinni Örvar Kærnested tilnefndur af stjórn félagsins.

Upplýsingar um starfsreglur tilnefningarnefndar

Forstjóri

Forstjóri félagsins ber ábyrgð á daglegum rekstri og fer með ákvörðunarvald í þeim málefnum sem honum tilheyra og ekki eru falin öðrum að lögum. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikilsháttar en nánar er kveðið á um valdheimildir forstjóra gagnvart stjórn í ráðningarsamningi hans, áhættuvilja og fjárfestingarstefnu félagsins sem stjórn hefur samþykkt. Forstjóri annast upplýsingagjöf til stjórnar á stjórnarfundum og utan þeirra um rekstur og annað sem stjórn telur þörf á til að geta rækt skyldur sínar.

Forstjóri Tryggingamiðstöðvarinnar er Sigurður Viðarsson.

Framkvæmdastjórn

Starfsemi félagsins fer fram á fimm sviðum sem heyra undir forstjóra félagsins. Forstjóri og framkvæmdastjórar sviðanna skipa framkvæmdastjórn félagsins.

Nánari upplýsingar um forstjóra og framkvæmdastjórn félagsins

Upplýsingar um stefnu um samfélagslega ábyrgð og siðferðisviðmið

Stefna TM um samfélagsábyrgð felur í sér þrjár meginstoðir: forvarnir, persónuvernd og upplýsingaöryggi og stuðning við vaxtarbrodda samfélagsins. Hlutverk TM er að þjóna einstaklingum, fyrirtækjum og stofnunum með aðstoð við að vera rétt tryggð og koma lífi þeirra og starfsemi fljótt á réttan kjöl eftir áföll. Starfsmenn TM og stjórn félagsins telja að með því að hafa samfélagslega ábyrgð að leiðarljósi í störfum sínum minnki þeir verulega líkur á því að félagið verði fyrir áföllum sem hafi skaðleg áhrif á ímynd þess og orðspor. Samfélagsleg ábyrgð er leiðarljós í daglegri ákvarðanatöku og þannig má hafa jákvæð áhrif á samfélagið, bæta nýtingu auðlinda, auka þekkingu og lækka kostnað. Skýrt leiðarljós um samfélagsábyrgð styður jafnframt við gildi félagsins um heiðarleika og sanngirni.

TM hefur undirritað yfirlýsingu Festu og Reykjavíkurborgar um loftslagsmál og sett sér markmið í þeim efnum til 2030. Markmið félagsins er að minnka kolefnisfótspor sitt um a.m.k. 34% og auka flokkun úrgangs í 98% á tímabilinu. TM hóf skipulegar umhverfismælingar á árinu 2015 en kolefnisfótspor félagsins á árinu 2018 var 1,29 tonn á hvert stöðugildi (2017 var það 1,37 tonn).

Meginmarkmið starfsmannastefnu TM er að félagið hafi á að skipa hæfu, heiðarlegu og framsæknu starfsfólki og að TM veiti starfsfólki sínu sem best skilyrði til að sinna þeim verkefnum sem störf þeirra krefjast og möguleika til þess að vaxa og dafna í starfi. Skýr starfsmannastefna styður félagið í að veita og viðhalda framúrskarandi þjónustu til viðskiptavina og samstarfsfélaga. Hjá TM leggja allir sitt af mörkum til að skapa góðan starfsanda. Það er stefna TM að starfsmönnum líði vel á vinnustað þar sem þeir eru virkir þátttakendur og mæta stuðningi og sanngirni. Samskipti og framkoma starfsmanna einkennist af heiðarleika, virðingu og trausti. Vinnustaðagreiningar eru framkvæmdar reglulega og er markvisst unnið úr niðurstöðum þeirra í því skyni að auka starfsánægju. TM leggur ríka áherslu á kynjajafnrétti og jafnréttismál eru meðal forgangsatriða í þróun og framtíðarsýn félagsins. Hver starfsmaður skal metinn á eigin forsendum óháð kynferði og öll mismunun er óheimil innan félagsins í hvaða formi sem hún birtist. TM hefur haft jafnlaunavottun frá árinu 2014 og var með fyrstu fyrirtækjum til að fá viðurkenningu Jafnréttisvísis Capacent.

Upplýsingar um brot á lögum og reglum sem viðeigandi eftirlits- og eða úrskurðaraðili hefur ákvarðað

Engar ákvarðanir eftirlits- og/eða úrskurðaraðila um brot á lögum eða reglum liggja fyrir gagnvart félaginu á árinu 2018.

Áhættustýring og innra eftirlit

Öflug áhættustýring gerir félagið betur í stakk búið til að takast á við og minnka líkur á óvæntum atburðum sem komið geta í veg fyrir að félagið nái markmiðum sínum. Samhæfð áhættustýring TM starfar skv. áhættustýringarstefnu sem samþykkt er af stjórn. Í stefnunni er áhættustýringarferli félagsins skilgreint en þar koma fram hlutverk og verkefni. Stjórn og stjórnendur stýra áhættu félagsins í samræmi við áhættuvilja TM sem inniheldur áhættumörk sem félagið stefnir á að vera innan. Áhættustýring fylgist með og mælir áhættu og upplýsir stjórn félagsins í ársfjórðungslegum áhættuskýrslum um hvort áhættutaka og gjaldþol er innan áhættumarka stjórnar.

Innra eftirlitskerfi félagsins byggist á skýru stjórnskipulagi með aðgreiningu starfa og leiðbeiningum ásamt stjórnkerfi upplýsingaöryggis, allt undir eftirliti innri endurskoðenda. Innra eftirlit miðar að því að tryggja að félagið vinni sem best að rekstrarmarkmiðum sínum og öðrum markmiðum um starfsemina, að allar upplýsingar séu réttar og að fylgt sé gildandi löggjöf í starfsemi félagsins.