Stjórnhátta­yfirlýsing

Fylgni við lagakröfur og leiðbeiningar um góða stjórnarhætti

Stjórnarhættir TM eru í samræmi við lög og stjórnvaldsfyrirmæli sem um félagið gilda, s.s. lög um ársreikninga nr. 3/2006, lög um hlutafélög nr. 2/1995 og lög um vátryggingastarfsemi nr. 100/2016. Einnig grundvallast stjórnarhættir félagsins á ýmsum stjórnvaldsfyrirmælum, t.d. reglugerðum, reglum og tilmælum útgefnum af Fjármálaeftirliti Seðlabanka Íslands. Auk þess byggja stjórnarhættir TM á margvíslegum stefnum og reglum sem félagið hefur sett sér, þ. á m. stefnu um hæfi og hæfni stjórnar, forstjóra og lykilstarfsmanna, áhættustefnu, stefnu um innra eftirlit, stefnu um innri endurskoðun, stefnu um tryggingastærðfræði og stefnu um útvistun.

Kvika banki hf. (hér eftir „Kvika“ eða „bankinn“), móðurfélag TM, hefur sett eigendastefnu fyrir félagið, sem kveður á um áherslur og samræmi í stjórnarháttum innan samstæðu Kviku. Meðal stefna og reglna sem settar hafa verið á samstæðugrunni má nefna siðareglur og stefnu um hlítingu.

TM fylgir í starfsemi sinni leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja, sem gefnar eru út af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq Iceland og Samtökum atvinnulífsins, nú 6. útgáfu. Leiðbeiningarnar eru aðgengilegar á vefsíðunni www.leidbeiningar.is. Enn fremur fylgir félagið leiðbeiningum EIOPA um stjórnarhætti, sem og viðmiðunarreglum EBA um stjórnarhætti fjármálafyrirtækja, eins og við getur átt fyrir TM sem dótturfélag í vátryggingastarfsemi. Leiðbeiningar EIOPA um stjórnarhætti eru aðgengilegar á heimasíðu EIOPA, www.eiopa.europa.eu/index_en. Viðmiðunarreglur EBA eru aðgengilegar á heimasíðu EBA www.eba.europa.eu/homepage.

TM víkur frá leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja að nokkru leyti vegna ástæðna sem eru einkum að rekja til eignarhalds félagsins, þ.e. Kvika er aðal eigandi TM. Vikið er frá leiðbeiningunum að því leyti að hvorki tilnefningarnefnd né starfskjaranefnd er starfrækt í félaginu og hluthöfum er ekki gert kleift að taka þátt í hluthafafundi rafrænt. Af sömu ástæðum þykir ekki tilefni til opinberrar birtingar tiltekinna upplýsinga um hluthafafundi og framboð til stjórnar.

Stjórn félagsins gegnir hlutverki starfskjaranefndar og situr einn stjórnarmanna í starfskjaranefnd móðurfélagsins.

Stjórn hefur ekki sett sérstaka stefnu um fjölbreytileika í tengslum við stjórn, framkvæmdastjórn og æðstu stjórnendur, en í stefnu TM um hæfi og hæfni stjórnar, forstjóra og lykilstarfsmanna er ítarlega fjallað um mat á hæfi og orðspori, auk þess sem samþykktir félagsins kveða á um að ætíð skuli tryggt að hlutfall hvors kyns í stjórn sé ekki lægra en 40%. Jafnréttisstefna samstæðu Kviku kveður enn fremur á um að Kvika og dótturfélög skuli hafa jafnræði og fjölbreytileika að leiðarljósi. Allt starfsfólk á að hafa möguleika á að nýta hæfileika sína í starfi og vera metið að eigin verðleikum, hafa jafna möguleika og sömu réttindi í starfi og til starfsframa óháð kyni, aldri og uppruna.

TM er fyrirmyndarfyrirtæki

TM hlaut síðast í ágúst 2023 viðurkenningu Stjórnvísi fyrir stjórnarhætti og nafnbótina „Fyrirmyndarfyrirtæki í stjórnarháttum“. Félagið var einnig útnefnt fyrirmyndarfyrirtæki í árlegri könnun VR árið 2023, þar sem starfsandi, stjórnun og ánægja og stolt starfsfólks af félaginu mældust afar sterk.

Starfsemi TM, stefna og framtíðarsýn

TM á rætur sínar að rekja til ársins 1956 þegar félagið var stofnað af aðilum tengdum sjávarútvegi. Félagið býður upp á alhliða vöruúrval fyrir einstaklinga og fyrirtæki, en þær helstu eru bifreiða-, eigna-, sjó-, ábyrgðar-, slysa- og líftryggingar. TM hefur starfsleyfi á EES svæðinu og í Færeyjum.

Í dag er TM, ásamt dótturfélögunum TM líftryggingum hf., Íslenskri endurtryggingu hf. og Rafkletti ehf., hluti af samstæðu Kviku.

Haustið 2023 mótuðu stjórn og framkvæmdastjórn TM stefnu félagsins til næstu fimm ára. Gildi TM eru: Framsýnt, hugrakkt, einfalt og traust og tilgangur félagsins er að gera viðskiptavinum kleift að vaxa og dafna, og að grípa þá þegar áföll verða.

Það er markmið TM að veita viðskiptavinum sínum framúrskarandi ráðgjöf, tjónaþjónustu og virðisaukandi lausnir og nýta til þess yfirburða tæknigrunn félagsins. Það er enn fremur markmið TM að sækja á arðsama markhópa á þeim landssvæðum þar sem félagið hefur þegar náð árangri, með heildarlausnum sem henta lífsskeiði viðskiptavinarins.

Stjórn

Samsetning og starfsemi stjórnar

Stjórn TM fer með æðsta vald í málefnum félagsins milli hluthafafunda. Stjórnin skal hafa hagsmuni félagsins, hámörkun á langtímaarðsemi hluthafa og rekstur í samræmi við eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti og venjur í vátryggingaviðskiptum, með hag vátryggingartaka og vátryggðra fyrir augum, að leiðarljósi í störfum sínum. Stjórn tekur jafnframt í störfum sínum mið af eigendastefnu, þ. á m. varðandi stjórnarhætti samstæðu Kviku. Stjórn hefur með höndum almennt eftirlit með rekstri félagsins, með sérstöku tilliti til þess að starfsemi félagsins er að hluta til útvistað til Kviku.
Stjórn félagsins skal skipuð fimm mönnum, tveimur til vara, og skulu stjórnarmenn fullnægja öllum þeim skilyrðum, þ. á m. hæfisskilyrðum, sem kveðið er á um lögum. Ætíð skal tryggt að hlutfall hvors kyns í stjórn sé ekki lægra en 40%. Stjórnin fundar að jafnaði mánaðarlega og ekki sjaldnar en á tveggja mánaða fresti.

Tilnefningarnefnd

Eins og áður er getið starfar ekki tilnefningarnefnd hjá félaginu. Eitt meginhlutverk slíkrar nefndar er að vinna að hagsmunum allra hluthafa og gefa hluthöfum kost á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri í tilnefningarferlinu.
Í ljósi eignarhalds á félaginu eiga helstu sjónarmið að baki skipan tilnefningarnefnda ekki við, en stjórn félagsins metur árlega í sjálfsmati hvaða hæfni stjórnarmenn þurfa að búa yfir til að sinna málefnum félagsins og hvernig samsetningu og fjölbreytni stjórnar er háttað.

Starfsreglur stjórnar

Stjórn félagsins hefur sett sér ítarlegar starfsreglur sem hafa að markmiði að ákvarða verkaskiptingu stjórnar sem og önnur störf hennar og samskipti, m.a. í þeim tilgangi að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í starfsemi félagsins, auka trúverðugleika og stuðla að óhlutdrægni við meðferð og afgreiðslu mála.
Starfsreglur stjórnar.

Fjöldi stjórnarfunda og mæting

Stjórn félagsins fundaði alls 16 skipti á árinu 2023. Fullskipað var á stjórnarfundum í 14 skipti, einn stjórnarmaður forfallaðist í eitt skipti og tveir stjórnarmenn í eitt skipti.

Árangursmat stjórnar

Árlegt mat stjórnar á störfum sínum hefur það að markmiði að bæta vinnubrögð og auka skilvirkni. Auk þess að meta eigin störf er lagt mat á frammistöðu forstjóra, stjórnarformanns og undirnefnda stjórnar. Utanaðkomandi aðila getur verið falið að gera rafræna könnun og taka viðtöl við hlutaðeigandi og skila niðurstöðum í skýrslu til stjórnarformanns.
Í árangursmati stjórnar leggur stjórn mat á stærð, samsetningu, verklag og starfshætti stjórnar. Einnig skal yfirfara og meta þróun félagsins og hvort hún sé í samræmi við markmið þess. Í slíku mati leggur stjórn m.a. mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og verklagi og hugar að því sem hún telur að betur megi fara í störfum sínum. Árangursmat stjórnar var síðast framkvæmt í mars 2023.

Upplýsingar um stjórnarmenn og varamenn í stjórn
Stjórn og varamenn í stjórn.

Undirnefndir stjórnar

Endurskoðunarnefnd

Samsetning og starfsemi endurskoðunarnefndar
Endurskoðunarnefnd skal skipuð a.m.k. þremur aðilum sem skulu allir vera óháðir endurskoðanda eða endurskoðendum félagsins. Meiri hluti nefndarmanna skal jafnframt vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Stjórnarmenn félagsins, sem teljast óháðir í skilningi leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja, teljast jafnframt óháðir nefndarmenn í framangreindum skilningi. Auk þess skal einn nefndarmanna, sem bæði er óháður daglegum stjórnendum og félaginu, vera óháður stórum hluthöfum Kviku. Formaður nefndarinnar skal vera óháður öllum framangreindum aðilum.
Endurskoðunarnefnd TM er ætlað að sinna ráðgjafar- og eftirlitshlutverki fyrir stjórn félagsins, m.a. við að tryggja gæði ársreikninga og annarra fjármálaupplýsinga og tryggja óhæði endurskoðunar félagsins. Nefndin hefur eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila, virkni innra eftirlits, störfum innri og ytri endurskoðunar, auk þess að setja fram tillögu til stjórnar um val á endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki.
Í endurskoðunarnefnd sitja stjórnarmennirnir Þorvarður Sveinsson, formaður nefndarinnar, og Helga Kristín Auðunsdóttir, ásamt Margreti G. Flóvenz.

Starfsreglur endurskoðunarnefndar
Stjórn TM hefur sett endurskoðunarnefnd ítarlegar starfsreglur sem hafa að markmiði að skilgreina hlutverk nefndarinnar og kveða á um verklagsreglur, réttindi og skyldur nefndarmanna. Með reglunum er almenn umgjörð nefndarinnar reglubundin til að skýra verksvið hennar gagnvart stjórn og stuðla að vandaðri málsmeðferð í þeim málum sem heyra undir nefndina.
Starfsreglur endurskoðunarnefndar.

Fjöldi funda og mæting
Endurskoðunarnefnd TM fundaði alls níu skipti á árinu 2023. Fullskipað var á öllum fundum.

Árangursmat endurskoðunarnefndar
Endurskoðunarnefnd skal a.m.k. árlega skila skýrslu um störf sín til stjórnar félagsins. Í skýrslu stjórnar skulu koma fram upplýsingar um samskipti nefndarinnar við stjórn, endurskoðendur og starfsmenn félagsins. Þá skal gerð grein fyrir eftirliti nefndarinnar með vinnuferli við gerð reikningsskila, virkni innra eftirlits, innri endurskoðun og áhættustýringu. Einnig skal gerð grein fyrir eftirliti nefndarinnar með endurskoðun ársreiknings félagsins og mati á óhæði endurskoðenda.
Endurskoðunarnefnd ber að framkvæma árangursmat á störfum nefndarinnar, einstakra nefndarmanna og samsetningu nefndarinnar eigi sjaldnar en árlega og upplýsa stjórn um niðurstöður matsins.
Árangursmat endurskoðunarnefndar var síðast framkvæmt í mars 2023.

Áhættunefnd

Samsetning og starfsemi áhættunefndar
Áhættunefnd skal skipuð a.m.k. þremur aðilum, þar af að lágmarki tveimur stjórnarmönnum félagsins. Nefndarmenn skulu búa yfir nægilegri þekkingu og starfsreynslu til að móta áhættustefnu og áhættuvilja félagsins.
Áhættunefnd er ætlað að sinna ráðgjafar- og eftirlitshlutverki fyrir stjórn félagsins, m.a. vegna mótunar áhættustefnu og áhættuvilja. Nefndin hefur eftirlit með fyrirkomulagi og virkni áhættustýringar, rekstraráhættu, orðsporsáhættu og annarri áhættu eftir því sem tilefni er til. Áhættunefnd er hluti af innra eftirliti TM og sinnir yfirferð á gögnum innra eftirlits áður en þau eru lögð fyrir stjórn eða eftir atvikum endurskoðunarnefnd félagsins.
Í áhættunefnd sitja stjórnarmennirnir Þorvarður Sveinsson, formaður, og Inga Björg Hjaltadóttir, ásamt Guðmundi Erni Þórðarsyni, sem á jafnframt sæti í stjórn og áhættunefnd Kviku.

Starfsreglur áhættunefndar
Stjórn hefur sett áhættunefnd ítarlegar starfsreglur þar sem fjallað er um hlutverk og verkefni nefndarinnar.
Starfsreglur áhættunefndar

Fjöldi funda og mæting
Áhættunefnd TM fundaði alls tólf skipti á árinu 2023. Fullskipað var á átta fundum, einn forfallaðist á þremur fundum og tveir forfölluðust í eitt skipti.

Árangursmat áhættunefndar
Áhættunefnd skal a.m.k. árlega skila skýrslu um helstu viðfangsefni nefndarinnar á starfsárinu til stjórnar félagsins. Nefndinni ber að framkvæma árangursmat á störfum sínum, einstakra nefndarmanna og samsetningu nefndarinnar eigi sjaldnar en árlega og upplýsa stjórn um niðurstöður matsins.
Nefndin skal gera tillögur til stjórnar varðandi álitaefni sem nefndin hefur orðið vör við í tengslum við ábyrgðarsvið sitt og telur að ættu að koma til skoðunar hjá stjórn félagsins.
Árangursmat áhættunefndar var síðast framkvæmt í mars 2023.

Starfskjaranefnd

Eins og áður er getið víkur TM frá leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja að því leyti að starfskjaranefnd er ekki starfrækt í félaginu.
Í móðurfélagi TM starfar starfskjaranefnd og meðal verkefna hennar eru að móta starfskjarastefnu á samstæðugrundvelli og hafa eftirlit með framkvæmd hennar og því að launakostnaður og starfskjör séu í samræmi við áætlanir og markmið samstæðunnar, lög, reglur og bestu framkvæmd hverju sinni.
Þar sem starfskjaranefnd bankans starfar á samstæðugrunni er ekki talin ástæða til að starfrækja sérstaka nefnd hjá TM. Stjórn félagsins gegnir hlutverki starfskjaranefndar og situr einn stjórnarmanna TM í starfskjaranefnd Kviku.

Forstjóri TM

Birkir Jóhannsson hóf störf sem forstjóri TM í apríl 2023. Hjálmar Sigurþórsson, framkvæmdastjóri fyrirtækjaþjónustu og staðgengill forstjóra, gegndi starfi forstjóra frá áramótum, eftir að Sigurður Viðarsson fyrrum forstjóri lét af störfum.

Birkir gegndi áður stöðu framkvæmdastjóra kjarnastarfsemi og stafrænna lausna hjá VÍS. Áður en hann hóf störf hjá VÍS starfaði Birkir m.a. hjá Birti Capital Partners, Valitor, Arion banka og Lögmönnum Höfðabakka.

Birkir er með embættispróf í lögfræði frá Háskóla Íslands og meistaragráðu í fjármálum fyrirtækja frá Háskólanum í Reykjavík. Auk þess hefur Birkir lokið prófi í verðbréfaviðskiptum og aflað sér réttinda sem héraðsdómslögmaður. Þá lauk hann á árinu 2023 AMP gráðu frá IESE Business School. Birkir er fæddur árið 1983.

Forstjóri annast daglegan rekstur félagsins og skal í þeim efnum fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem stjórn félagsins hefur gefið. Hann fer með ákvörðunarvald í öllum málefnum félagsins í samræmi við stefnu, markmið, áhættuvilja og mörk samkvæmt ákvörðun stjórnar.

Forstjóri skal leggja gagnrýnið mat á tillögur, skýringar og upplýsingar sem fyrir hann eru lagðar við ákvarðanatöku og skal einungis taka ákvarðanir að vel upplýstu máli. Ákvörðunarvald forstjóra nær til allra málefna sem ekki eru öðrum falin með lögum, samþykktum félagsins eða ákvörðun stjórnar. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikilsháttar.

Forstjóra ber að sjá til þess að meðferð eigna og rekstur félagsins sé í samræmi við stefnu félagsins, lög, reglur og góða viðskiptahætti og forstjóri innleiðir og starfrækir skilvirkt innra eftirlitskerfi í samræmi við ákvörðun stjórnar.

Framkvæmdastjórn TM

Framkvæmdastjórn TM er, ásamt forstjóra, skipuð sex einstaklingum.
Framkvæmdastjórn og skipurit TM.

Innra eftirlit og áhættustýring

Innra eftirlit

Tilgangur innra eftirlits er að tryggja að félagið fari að gildandi lögum, stjórnvaldsfyrirmælum, viðurkenndum stjórnarháttum og mörkuðum stefnum, þannig að árangur og skilvirkni í starfsemi TM sé í samræmi við markmið þess. Einnig skal innra eftirlit tryggja að fjárhagslegar og ófjárhagslegar upplýsingar séu aðgengilegar og áreiðanlegar.
Stjórn félagsins ber ábyrgð á að til staðar sé virkt kerfi innra eftirlits, það sé í samræmi við stærð, eðli og umfang reksturs félagsins og tryggi viðeigandi yfirsýn yfir þá starfsemi sem félagið stundar.
Í stjórnkerfi félagsins eru starfssvið áhættustýringar, regluvörslu, innri endurskoðunar og tryggingastærðfræðings lykilstarfssvið.
Innri stjórnun og eftirlit TM fylgir rammaleiðbeiningum COSO um innri stjórnun og eftirlit. Einnig er horft til varnarlínanna þriggja (e. three lines of defense), m.a. til að sýna með einföldum og myndrænum hætti hvernig ábyrgð er skipt í innri stjórnun og eftirlit. Skipulaginu er auk þess ætlað að stuðla að bættri áhættuvitund og ábyrgð starfsmanna TM.
Fyrsta varnarlína er skipuð stjórnendum og starfsfólki og ber að tryggja að starfsemi félagsins sé á hverjum tíma í samræmi við lög, reglur, ferla og verklagsreglur. Jafnframt ber fyrsta varnarlína ábyrgð á úrbótum þegar við á.
Annarri varnarlínu er falið að tryggja að fyrsta varnarlínan komi á fullnægjandi og sem árangursríkustu innra eftirliti. Áhættustýring og regluvarsla eru helstu þættirnir í annarri varnarlínu en öðrum einingum kann einnig að vera falið tiltekin nánar tilgreind eftirlitshlutverk. Þannig gegnir lykilstarfsvið tryggingastærðfræði hlutverki í annarri varnarlínu innan TM.
Þriðja varnarlínan er innri endurskoðun, sem heldur stjórn og stjórnendum upplýstum um gæði stjórnarhátta, áhættustýringar og innra eftirlits, m.a. með framkvæmd sjálfstæðrar og óháðrar endurskoðunar.

Áhættustýring

Stjórn TM er ábyrg fyrir því að tryggja að áhættum samstæðunnar sé stýrt á viðeigandi hátt. Stjórnin setur áhættustefnu TM sem inniheldur meðal annars áhættuvilja félagsins og setur grundvallarstefnumið fyrir áhættustjórnun.
Í áhættustefnunni er lagður grundvöllur að stefnumörkun, hagnaðarmarkmiðum og almennu áhættustigi og fjárhagsstyrk TM og dótturfélaga. Innan ramma þessara grundvallarstefnumiða og leiðbeininga sníða dótturfélögin hvert fyrir sig sína eigin áhættustefnu með tilliti til sérstöðu þeirrar starfsemi sem það sinnir.
Áhættustýring samstæðu Kviku gegnir hlutverki áhættustýringar allrar samstæðunnar og skal hafa eftirlit með áhættustýringu innan hvers dótturfélags. Áhættustýring Kviku fer með hlutverk samhæfðrar áhættustýringar og skal tryggja virkni áhættustýringar innan samstæðunnar og fylgjast með, endurskoða og greina frá áhættu og stýringu áhættu í samstæðunni. Felst það sér í lagi með því að fylgjast með samþjöppun áhættu í samstæðunni.

Framkvæmd áhættustýringar
Öflug áhættustýring gerir félagið betur í stakk búið til að takast á við og minnka líkur á óvæntum atburðum sem komið geta í veg fyrir að TM nái markmiðum sínum. Einstök starfssvið bera ábyrgð á daglegri áhættutöku í starfseminni í samræmi við þær stefnur, reglur og heimildir sem settar hafa verið.

Forsendur þess að stuðlað sé að skilvirkri áhættustjórnun innan TM eru meðal annars:

• Skýrt stjórnskipulag áhættustjórnunar, ábyrgðaskipting á milli mismunandi starfssviða og starfseininga og skýr heimildarmörk innan þeirra.
• Eigin áhættustefna, undirstefnur og leiðbeiningar sem í heild sinni ná yfir alla áhættu félagsins.
• Að verðmöt, áhættumælingar og skýrslugjöf sé gerð með skynsömum og viðeigandi hætti.

Áhættustýring TM starfar í samræmi við áhættustefnu sem samþykkt er af stjórn. Í stefnunni er áhættustýringarferli félagsins, hlutverk og verkefni skilgreind.

Stjórn og stjórnendur stýra áhættu félagsins í samræmi við áhættuvilja TM, sem inniheldur áhættumörk sem félagið stefnir á að vera innan. Áhættustýring fylgist með og mælir áhættu og upplýsir stjórn félagsins í ársfjórðungslegum áhættuskýrslum hvort áhættutaka og gjaldþol sé innan áhættumarka stjórnar.

Eftirfarandi þættir eru grunnþættir í skilvirkri og heildstæðri áhættustýringu TM:

• Koma auga á áhættur
• Greining og mat á áhættum
• Mat á fjármagnsþörf
• Stýring og viðbrögð við áhættu
• Eftirlit með stýringum
• Skýrslugjöf

Lykilmarkmið áhættustýringar eru:

• að tryggja að komið sé auga á áhættur sem hafa áhrif á arðsemi, þær greindar og stöðugt mældar.
• að tryggja að fjármögnun, í formi gjaldþols og fyrirsjáanlegrar arðsemi, sé fullnægjandi miðað við þá áhættu sem er í starfseminni og núverandi viðskiptaumhverfi.
• að styðja stjórn og stjórnendur í eftirlitshlutverki sínu, m.a. með því að greina og leita leiða til að stýra þeim mælanlegu áhættuþáttum sem geta haft bein fjárhagsleg áhrif á afkomu TM.

Langtímamarkmið er að lágmarka líkurnar á að áhætta verði að veruleika sem og að lágmarka skaðlegar afleiðingar áhættu. Þess vegna leitast áhættustjórnun við að samræmi sé á milli ávinnings og áhættu í starfsemi félagsins út frá viðskiptastefnu þess og að tryggja að áhættutaka félagsins sé í takt við markmið þess, áhættusækni og fjárhagslegan styrk.
Árangursrík áhættustýring felur í sér samkeppnisforskot í gegnum betur upplýstar stefnumótandi ákvarðanir og viðskiptaákvarðanir. Annar ávinningur sem áhættustýring færir er bætt fylgni við reglur, nákvæmari fjárhagsskýrslugerð og að tryggja styrk og þol TM.

Skýrslugerð áhættustýringar
Skýrslugjöf um áhættur er mikilvægur liður í skilvirkri áhættustýringu til að stjórn TM fái góða mynd af áhættum félagsins.
Áhættustýring TM sinnir áhættumati, hefur yfirumsjón með útreikningum á gjaldþolskröfum og upplýsir stjórn í ársfjórðungslegum áhættuskýrslum hvort áhættutaka og gjaldþol sé innan áhættumarka stjórnar.
Kjarninn í áhættustýringu TM er eigið áhættu- og gjaldþolsmat (ORSA) sem er heildstætt áhættumat félagsins. ORSA matið skiptist í sex undirverkþætti sem ætlað er að meta allar áhættur félagsins. Almennt er litið á ORSA sem samfellt ferli með daglegum breytingum en sum ferli eru þó framkvæmd annað hvort árlega eða ársfjórðungslega.
Einu sinni á ári, hið minnsta, tekur TM saman helstu niðurstöður ORSA áhættumats félagsins saman í eina samantektarskýrslu sem í daglegu tali er nefnd ORSA skýrsla (e. Own Risk and Solvency Assessment supervisory report).

Regluvarsla

Í starfsemi sinni ber TM að hlíta margslungnu regluverki á sviði laga og margs konar stjórnvaldsfyrirmæla sem og eigin innri reglum. TM er ljóst mikilvægi þess að fara í einu og öllu að lögum og reglum og að starfsemi þess sé rekin í samræmi við eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti og venjur í þeirri starfsemi sem fram fer innan félagsins.

Til að ná framangreindum markmiðum hefur stjórn staðfest stefnu samstæðu Kviku um hlítingu. Stefnunni er ætlað að tryggja að öll starfsemi innan samstæðu Kviku sé í samræmi við lög, reglur, tilmæli og leiðbeiningar sem gilda um starfsemina á hverjum tíma. Jafnframt að skýra hlutverk og ábyrgð á hlítingu innan samstæðu og tryggja að fullnægjandi eftirlit sé ávallt til staðar. Þá fjallar stefnan um tilvist og hlutverk sjálfstæðrar eftirlitseiningar, regluvörslu, sem skal hafa eftirlit með hlítingaráhættu og styðja við þá starfsmenn samstæðu sem bera ábyrgð á hlítingu í daglegum störfum sínum.

Í lögum um vátryggingastarfsemi er mælt fyrir um að vátryggingafélag skuli hafa regluvörslu og að starfssvið regluvörslu feli í sér ráðgjöf til stjórnar um fylgni við lögin, reglur og önnur stjórnvaldsfyrirmæli á grundvelli þeirra. Einnig skuli regluvarsla meta áhrif lagabreytinga á starfsemi vátryggingafélags ásamt því að meta hlítingaráhættu.

Hlutverk regluvörslu er einnig að vera stjórnendum og starfsmönnum innan handar með fræðslu og hvers konar aðstoð og ráðgjöf er lýtur að reglufylgni. Hún hefur almennt eftirlit með því að fylgt sé lögum og reglum, þ. á m. innri reglum. Þá fylgist hún með að nauðsynlegar stefnur og ferlar séu til staðar og að inntaki þannig að starfsemin sé í hvívetna í samræmi við lög og reglur svo og með setningu og breytingum á settum lögum sem með einhverju móti geta haft áhrif á starfsemi eða rekstur TM.

Starfseining regluvörslu lýtur eftirliti innri endurskoðunar. Regluvarsla skilar árlega skýrslu til stjórnar um framkvæmd regluvörslu.

Tryggingastærðfræði

Starfssvið tryggingastærðfræðings ber ábyrgð á útreikningi vátryggingaskuldar, tryggir notkun á viðeigandi forsendum, aðferðum og undirliggjandi líkönum við útreikning á vátryggingaskuld, metur gæði gagna sem notuð eru við útreikning á vátryggingaskuld og hvort þau séu fullnægjandi, ber saman besta mat vátryggingaskuldar við reynslu, upplýsir stjórn hvort vátryggingaskuld sé áreiðanleg og viðeigandi og hefur umsjón með útreikningi á vátryggingaskuld þegar hún er reiknuð miðað við hvert tjónstilvik fyrir sig.

Þá gefur tryggingastærðfræðingur álit á áhættutöku félagsins vegna vátrygginga sem og á endurtryggingavernd félagsins og starfar með áhættustýringu, einkum við útreikning áhættu vegna gjaldþolskrafna og vegna eigin áhættu- og gjaldþolsmats.

Innri endurskoðun

Markmið innri endurskoðunar er að efla virkni og gæði innra eftirlits og áhættustýringar hjá félaginu ásamt því að styðja við góða stjórnarhætti með því að hafa reglubundið eftirlit með stöðu og framkvæmd þessara þátta.

Innri endurskoðun veitir óháða og hlutlæga staðfestingu og ráðgjöf sem ætlað er að vera virðisaukandi og bæta rekstur félagsins. Innri endurskoðun leggur mat á og bætir virkni áhættustýringar, eftirlitsaðferða og stjórnarhátta með kerfisbundnum og öguðum vinnubrögðum og styður þannig samstæðuna í heild í að ná markmiðum sínum.

Innri endurskoðandi skal starfa óháð rekstrareiningum félagsins og gæta hlutlægni í störfum sínum. Þeir sem sinna störfum innri endurskoðunar skulu ekki gegna öðrum störfum fyrir félagið nema tryggt sé að þau störf skerði ekki óhæði þeirra. Innri endurskoðandi tekur ekki þátt í daglegum rekstri og ákvarðanatöku félagsins.

Stjórn er upplýst um allar niðurstöður og ábendingar innri endurskoðunar og tekur ákvörðun um aðgerðir og sér um að þeim sé framfylgt.

Starfsemi innri endurskoðunar hjá TM er útvistað til Kviku, sem sinnir innri endurskoðun fyrir alla samstæðu Kviku.

Fjárfestingarráð

Fjárfestingarráð TM hefur það meginhlutverk að fylgjast með fjárfestingum félagsins, gæta hagsmuna þess og fjalla um ákvarðanir um fjárfestingar í samræmi við heimildir fjárfestingarstefnu félagsins.

Fjárfestingarráð skipa forstjóri, forstöðumaður fjárfestinga og framkvæmdastjóri fjármála og stafrænna lausna. Forstöðumaður áhættustýringar situr fundi fjárfestingarráðs.

Fjárfestingarráð fylgist með þróun eignasafns félagsins með reglubundnum hætti, fylgist með að fjárfestingarstefnu félagsins sé framfylgt, gerir tillögur til stjórnar um breytingar á fjárfestingarstefnu ef ástæða þykir til, yfirfer tillögur að fjárfestingum með hliðsjón af væntri ávöxtun og áhættumati, ásamt því að kanna mögulega hagsmunaárekstra.

Fjárfestingarráð samþykkir fjárfestingar í samræmi við heimildir í fjárfestingarstefnu og vísar fjárfestingum áfram til stjórnar til samþykkis í samræmi við heimildir í fjárfestingarstefnu.

Ytri endurskoðun

Endurskoðunarfélag TM er kosið á aðalfundi í samræmi við samþykktir félagsins. Á aðalfundi TM í maí 2023 var Deloitte ehf. kosið endurskoðunarfélag TM starfsárið 2023.

Samfélagsábyrgð

TM hefur um árabil haft sjálfbærni að leiðarljósi í rekstri félagsins og setti sér markmið í þeim efnum þegar skrifað var undir yfirlýsingu Festu og Reykjavíkurborgar um loftslagsmál árið 2015.

Sem vátryggjandi er TM mjög meðvitað um þá þróun sem hefur orðið í veðurtengdum atburðum sem aukist hafa verulega hvað varðar tíðni og alvarleika á undanförnum árum. Þetta hefur m.a. leitt til harðnandi endurtryggingamarkaða, sérstaklega varðandi eignatryggingar.

TM hefur um árabil mælt árangur í þáttum sem snúa að umhverfis, félagslegum þáttum og stjórnarháttum (UFS) og hefur nýtt UFS-leiðbeiningar frá Nasdaq í skýrslugjöf. Eftir sameiningu við Kviku banka á árinu 2021 var ákveðið að vinna þessar mælingar á samstæðugrunni, enda er samstæðan nú í sama húsnæði og verulegum hluta rekstrar TM útvistað til Kviku.

TM hefur tekið þátt í UFS stefnumótun Kviku og markað sér undirstefnu þar sem lögð er áhersla á að innleiða UFS áhættumat í viðskiptum við fyrirtæki sem hafa 50 starfsmenn eða fleiri. Nýtt verður sama form og notað er í birgjamati samstæðunnar og stefnt er að því að meta alla viðskiptavini sem falla undir þessi viðmið. Jafnframt hefur TM ákveðið að lágmarka neikvæð umhverfisáhrif af tjónaúrgangi. TM hefur í áratugi unnið að endurnýtingu tjónamuna, en sett verða sérstök ákvæði í samninga við aðila sem sjá um viðgerðir og frágang úrgangs eftir tjónsatburði.

Fjárfestingar eru mikilvægur þáttur í starfsemi TM og annað megin tekjusvið félagsins. Áhersla hefur verið lögð á mat á fjárfestingasafni TM og hefur 60% safnsins verið flokkað. Á árinu 2022

lauk félagið við útreikning á losun gróðurhúsalofttegunda frá fjárfestingarsafni með aðferðarfræði PCAF (Parntership for Carbon Accounting Financials). TM er einn af stofnaðilum IcelandSIF, samtaka um ábyrgar fjárfestingar.

TM hefur stuðlað að því vekja athygli viðskiptavina á sjálfbærnimálum m.a. með því að vera stuðningsaðili að Hringborði norðurslóða (Arctic Circle). Einnig hefur félagið veitt árlega viðurkenningu, Svifölduna, fyrir nýsköpun á Sjávarútvegsráðstefnunni. Að þessu sinni hlaut fyrirtækið LearnCove verðlaunin fyrir þróun hugbúnaðar sem gerir íslenskum sjávarútvegsfyrirtækjum kleift að halda utan um fræðslu, gæðaferli og úttektir í einum hugbúnaði.

TM hefur sett sér sjálfbærniáhættustefnu, sem útlistar leiðbeiningar og meginreglur um stjórnun sjálfbærniáhættu innan TM. Markmið stefnunnar er að draga úr og stýra áhættu, sem og styðja við sjálfbæra þróun.

TM hefur fengið aðild að PSI (Principles for Sustainable Insurance) sem er alþjóðlegur sjálfbærnirammi fyrir tryggingastarfsemi á vegum Sameinuðu Þjóðanna. Um er að ræða grunngildi sem TM undirgengst og lúta að því að innleiða sjálfbærni í alla þætti rekstursins og vinna með viðskiptavinum og birgjum að lausnum á því sviði.

Mikilvægi sjálfbærni eykst sífellt og stefnir TM markvisst að því að sjálfbærni verði samofin allri starfsemi félagsins en ekki sem sérstakt viðfangsefni. Þannig næst raunverulegur árangur til aukinnar sjálfbærni TM.

Nánari upplýsingar um sjálfbærni og ófjárhagslegar upplýsingar félagsins má finna í skýrslu stjórnar í samstæðureikningi Kviku og sjálfbærniskýrslu Kviku, sem fylgir samstæðureikningnum, sbr. 5. mgr. 66. gr. d. ársreikningalaga nr. 3/2006.

Aðgerðir gegn mútum og spillingu

Stjórn félagsins hefur staðfest stefnu Kviku samstæðu um aðgerðir gegn efnahagsbrotum. Markmið stefnunnar er að koma í veg fyrir eftir fremsta megni að starfsemi Kviku og dótturfélaga verði notuð til hvers konar efnhags- og auðgunarbrota. Stefnunni er ætlað að sjá til þess að fullnægjandi eftirlit sé með greindum áhættuþáttum í starfsemi samstæðunnar svo hægt sé með skilvirkum hætti að stýra og draga úr áhættu.

Þar sem það er viðeigandi og nauðsynlegt skulu settar innri reglur og verkferlar sem ætlað er að efla varnir gegn mútum og spillingu.

Stjórn TM hefur einnig staðfest siðareglur samstæðu Kviku, sem er ætlað að gera grein fyrir þeim siðferðislegu gildum sem stuðst er við í daglegum störfum félagsins. Reglurnar eru grunnviðmið góðra viðskiptahátta og ber starfsmönnum að hafa þær að leiðarljósi í samskiptum sínum við viðskiptavini og aðra aðila í gegnum störf sín.

Reglunum er ætlað að tryggja öryggi og hagsmuni viðskiptavina og annarra sem eiga hagsmuna að gæta í samskiptum sínum og störfum fyrir félagið. Enn fremur er tilgangur reglnanna að tryggja gott starfsumhverfi og stuðla að góðum starfsháttum. Reglunum er jafnframt ætlað að draga úr áhættu, einkum rekstrar- og orðsporsáhættu.

Siðareglur samstæðu Kviku eru aðgengilegar á heimasíðu félagsins, TM.is.

Brot á lögum eða reglum, dómar og stjórnvaldsúrskurðir

TM hefur ekki hlotið dóma fyrir refsiverðan verknað skv. almennum hegningarlögum, samkeppnislögum, lögum um vátryggingastarfsemi eða löggjöf um hlutafélög, bókhald, ársreikninga, gjaldþrot eða opinber gjöld eða þeim sérlögum sem gilda um aðila sem lúta opinberu eftirliti með vátryggingastarfsemi.

Engar ákvarðanir eftirlits- eða úrskurðaraðila um brot á lögum eða reglum hafa á árinu 2023 varðað starfsemi félagsins.